Padroneggia la tecnica per creare eventi online super coinvolgenti

Progettare e realizzare un evento online partendo dagli obiettivi. Capire i vantaggi e padroneggiare le tecniche per creare eventi online super coinvolgenti

Qual è la nostra esperienza con gli eventi online di questo ultimo anno perennemente connessi? Abbiamo seguito noiose lezioni frontali che non finivano mai? Oppure ci siamo comodamente connessi da casa, per assistere ad eventi a cui mai avremmo potuto partecipare dal vivo? 

Così come in ogni piccola o grande rivoluzione, anche in quella digitale, a cui abbiamo assistito negli ultimi mesi, esistono i pro e i contro. Ed anche noi, nell’arco di questi mesi, abbiamo sperimentato in prima persona l’evolversi degli eventi digitali, mettendo in campo tutte le nostre competenze al servizio dei nostri clienti.

Ma quali sono i principali vantaggi di organizzare un evento online?

Anzitutto l’opportunità di migliorare la brand awareness, ma non solo:

  • raggiungere un maggior numero di persone durante e dopo la diretta
  • rafforzare la rete della nostra comunità
  • coinvolgere più facilmente ospiti esterni
  • incrementare contatti per la mailing list
  • ottimizzare i costi organizzativi
  • monitorare i risultati con più efficacia

Scegliamo i nostri obiettivi

Perché organizziamo un evento? Cosa vogliamo comunicare? A chi vogliamo rivolgerci? 

Dare risposta a queste domande significa aver chiaro l’obiettivo che intendiamo raggiungere, creando contenuti adeguati che possano interessare le persone giuste. 

Pianificare e gestire un evento digitale, significa infatti cogliere nuove opportunità di incontro e relazione, per mantenere vivo il rapporto con la nostra community. E per l’utente coinvolto, l’evento può diventare un’esperienza nuova, addirittura con piacevoli sorprese, se siamo bravi. 

Le fasi della comunicazione

Per ogni evento che decidiamo di organizzare, esiste sempre un prima, un durante e un dopo.

In tutte e tre le fasi, dobbiamo utilizzare i nostri canali di comunicazione seguendo un piano e un calendario editoriale, che servono a tenere alta l’attenzione su quello che facciamo.

 

Prima dell’evento

Sia sul nostro sito web, che sui social, non dobbiamo solamente creare attesa, ma anche dare le anticipazioni sui contenuti e magari far capire ai partecipanti cosa “si porteranno a casa” dopo l’evento.

Possiamo anche lanciare sondaggi per ingaggiare il nostro pubblico, ad esempio a partire da quello che sappiamo essere un suo bisogno.

Durante l’evento

Per coinvolgere i partecipanti, dobbiamo proporre approfondimenti sugli aspetti più interessanti dei nostri contenuti, ad esempio facendo interviste.

A livello organizzativo invece, è fondamentale coordinare più persone del nostro team che lavorano durante la diretta e individuare una figura che “raccolga il live” dei commenti o delle domande dei partecipanti.

Ed infine, dobbiamo chiudere l’evento con una call to action, ricordando i profili social, la prossima diretta, l’iscrizione alla newsletter e tutto quello che ci sembra utile rilanciare.

Dopo l’evento

Quando tutto è finito, in realtà si apre una fase molto importante per mantenere l’attenzione su quanto abbiamo fatto: ricordare a chi ha assistito all’evento i momenti salienti, ma anche cogliere l’occasione per raccontarli a chi non c’era, eventualmente arricchendoli con ulteriori dettagli. Per questo, possiamo farci aiutare dalle domande che i partecipanti hanno fatto durante la diretta, alle quali non siamo riusciti a rispondere per questioni di tempo. Con la registrazione dell’evento, possiamo creare delle pillole video da utilizzare sui social, sui quali possiamo anche lanciare sondaggi, chiedendo ai partecipanti cosa hanno apprezzato di più e cosa cambierebbero di ciò che hanno visto.

Pianifichiamo!

Prepariamo una vera e propria timeline, con tutte le azioni da seguire passo passo, a partire da tre settimane prima della data dell’evento con l’organizzazione interna, considerando poi le tre fasi della comunicazione esterna.

Scegliamo i contenuti

Molto spesso siamo portati a pensare che un tema ampio che possa coinvolgere il maggior numero di persone, sia una scelta vincente, ma il rischio è che succeda proprio l’opposto, ovvero che cercando di parlare a tutti finiamo invece per non convincere nessuno. 

La strategia migliore è infatti quella di puntare ad un target specifico di persone e sfruttare la nostra esperienza in un determinato ambito, per parlare ad un pubblico che sarà sicuramente interessato a quello che diciamo. 

Raccontiamo storie

Ricordiamo che lo storytelling ha sempre un ruolo chiave nella comunicazione. Occorre raccontare le storie, perché sono parte integrante di ogni comunità e permettono di comprendere i nostri valori e le relazioni che ci legano al nostro territorio. Quando è possibile, utilizziamo questo modo di comunicare estremamente efficace.

Costruiamo la scaletta

La scaletta ha un’assoluta centralità in ogni evento che ci troveremo ad organizzare: tiene conto di tutti gli aspetti e non discrimina nessuno, perché tutto è pensato fino all’ultimo dettaglio, senza improvvisazione. Quando dobbiamo farne una ricordiamoci di:

  • Stabiliamo le diverse attività

Definiamo tutte le attività che verranno svolte, individuiamo quelle principali e tentiamo di capire come distribuirle durante l’arco dell’evento. Armonizziamole fra loro, per renderle piacevoli da seguire e magari anche ricordate da chi le vede.

  • Definiamo gli attori coinvolti

Stabiliamo la gerarchia degli interventi e le tempistiche che ciascuno deve rispettare.

  • Creiamo un mix equilibrato tra le sessioni 

Equilibriamo ogni intervento, alternandolo a sessioni di diverso tipo, per fare in modo che il nostro evento sia dinamico e catturi l’attenzione, mantenendo viva la partecipazione di chi ci segue.

  • Assegniamo delle tempistiche per ogni attività

Definiamo la scaletta esatta di ciascuna attività, per aiutarci a gestire gli eventuali imprevisti.

  • Inseriamo eventuali pause

La scansione di un evento è data anche dalle pause, che permettono di recuperare l’attenzione o, in alcuni casi, diventare momenti di confronto tra i partecipanti.

In generale, per tenere alta l’attenzione, gli interventi devono essere il più possibile brevi, cercando di cambiare tono, con un pò di buon umore. É importante anche la presenza di un moderatore che tenga insieme le diverse sessioni, per garantire un buon ritmo all’evento.

Naturalmente non dimentichiamoci di fornire la scaletta a tutto lo staff affinché tutti possano avere dei punti di riferimento.

 

Tocca a te!

Se vuoi imparare a progettare un evento digitale super coinvolgente, commenta l’articolo o contattami via mail

Barbara Montespini

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