La comunicazione interna è efficiente se partecipata

La comunicazione interna è uno dei punti chiave dell’organizzazione e dello sviluppo aziendale e i dipendenti ne sono gli attori principali.
Usando gli strumenti giusti e condividendo gli obiettivi, si possono davvero trasmettere messaggi efficaci e aiutare i dipendenti a capire meglio i valori e la strategia aziendale. Per questo abbiamo creato un metodo – basato sulla partecipazione – che migliora la comunicazione interna di qualsiasi azienda. Il risultato sarà più efficienza, più partecipazione attiva e perfino un miglioramento dell’immagine che l’azienda proietta di sé all’esterno.


Comunicazione partecipata.

emittenti-riceventi

Una comunicazione interna – fatta come si deve – è la chiave per per costruire una squadra più connessa, motivata e collaborativa. La comunicazione interna è efficace se informa correttamente gli interessati, rispondendo ai loro bisogni comunicativi.

Quando avviamo un percorso di revisione della comunicazione interna si parte dal presupposto che i bisogni di comunicazione non sono del tutto soddisfatti.

Per iniziare a cambiare in meglio partiamo dall’ascolto e dalla partecipazione di tutte le risorse umane dell’azienda

  1. perché ciascuno è sia produttore che fruitore (emittente e ricevente) della comunicazione interna;
  2. perché l’esperienza insegna che se tutti gli attori concorrono a rendere la comunicazione interna più funzionale ed efficace, allora le nuove regole che creeremo saranno condivise e rispettate.

Comunicazione fluida.

  • Favorire lo scambio di informazioni tra emittente e ricevente grazie ad un corretto flusso di comunicazione;
  • Facilitare il raggiungimento degli obiettivi usando strumenti utili e fruibili da tutti, che rendono più semplice l’esecuzione del lavoro.

Spesso si spende denaro per strumenti che poi sono usati poco e male in azienda. Strumenti con problemi di usabilità o attorno ai quali c’è disinformazione. Per risolvere il primo problema è sufficiente un re-design, per risolvere il secondo basta fare formazione. Non sempre bisogna buttare via tutto e spendere altro denaro per strumenti nuovi.

Ad esempio la intranet aziendale è frutto della sedimentazione di anni di piccole modifiche fatte senza visione di insieme. Kaleidon si occupa del restyling di questi strumenti, a partire dai bisogni degli utenti. Bisogni che emergono durante le interviste, perché solo chi usa quotidianamente questi strumenti è in grado di evidenziarne inefficienze e ridondanze.


Mantenere la porta sempre aperta.

Il punto di partenza del nostro metodo è cambiare l’atteggiamento di coloro che producono la comunicazione interna. Queste persone devono abbandonare le consuetudini, che hanno fatto accumulare errori e bizantinismi, ed aprirsi piuttosto ai feedback di quelli che ricevono i loro messaggi. I dipendenti, protagonisti del cambiamento, produrranno messaggi secondo nuove regole condivise. Solo così la comunicazione sarà più fluida e tutto il personale accoglierà i nuovi messaggi, perché scritti nel modo giusto e non calati dall’alto.

Il primo risultato tangibile sarà un numero maggiore di persone che leggeranno i messaggi e strumenti come circolari interne o intranet avranno finalmente un ruolo importante.

flusso


Le tappe del percorso.

  1. Costruiamo quella che chiamiamo “cabina di regia”: un tavolo di lavoro al quale partecipano la direzione, i responsabili della comunicazione, alcuni dipendenti in rappresentanza di tutte le risorse umane e infine noi come coordinatori.
  2. Analizziamo i flussi di comunicazione e gli strumenti utilizzati in azienda.
  3. Analizziamo le buone pratiche e le aree di miglioramento che ci segnalano gli emittenti.
  4. Analizziamo i bisogni di comunicazione e gli strumenti dei riceventi, usando questionari e focus group.
  5. Analizziamo i risultati (mix match di obiettivi e bisogni) e definiamo i nuovi obiettivi di comunicazione.
  6. Rivisitiamo gli strumenti già attivi, come la intranet, sia nel visual che nei contenuti.
  7. Creiamo un nuovo layout per la comunicazione interna, più facile da consultare e con contenuti che vanno dritti al punto.
  8. Facciamo formazione sulla “scrittura conversevole” da usare nella comunicazione interna.
  9. Gestiamo infine i feedback e monitoriamo i risultati ottenuti con questo percorso di cambiamento.

La nuova lettura “a colpo d’occhio”.

nuovo-layout-IC2

Ad esempio per BCC Pontassieve abbiamo eliminato ridondanze e confusione nella comunicazione interna uniformando ordini di servizio e comunicazioni di servizio allo stesso layout. Il nuovo layout è asciutto e in esso i contenuti sono organizzati secondo una gerarchia: oggetto, abstract, destinatari, punti di attenzione, testo esteso, contatti.

A colpo d’occhio ognuno può così capire il contenuto della comunicazione ed eventualmente approfondire, leggendo anche gli allegati, con un notevole risparmio di tempo per tutti.

nuovo-layout-IC


Piccoli accorgimenti per cambiamenti radicali.

Il percorso di cambiamento verso una migliore comunicazione è fatto anche del nostro affiancamento in azienda. Ecco altri piccoli accorgimenti che faciliteranno il percorso:

  • Più visual in tutti gli strumenti in uso. Quando le immagini che usiamo sono quelle giuste restano più impresse dei testi. Soprattutto con una lettura a monitor.
  • La leggerezza facilita il coinvolgimento delle persone. Così come usare strumenti light come i video e le video-interviste, brevi e dritte al punto.
  • Includere dati numerici per informare i dipendenti su performance, obiettivi, progressi.
  • Attivare i canali per ricevere feedback.
  • Incoraggiare la comunicazione tra unità organizzative differenti (e ovviamente la Direzione). In questo modo non ci si sente isolati e si ragiona come parte di qualcosa più grande del proprio ufficio.
  • Evitare l’eccesso di comunicazione. Dare le le giuste informazioni alle persone giuste, e in modo da andare sempre dritti al punto.
  • Ispirare, oltre che informare. La comunicazione interna è un impareggiabile strumento per motivare e coinvolgere le persone.
  • La trasparenza la mettiamo in conclusione, ma ovviamente è prerogativa di qualsiasi buona comuncazione.

La comunicazione interna è efficiente se partecipata

La comunicazione interna è uno dei punti chiave dell’organizzazione e dello sviluppo aziendale e i dipendenti ne sono gli attori principali.
Usando gli strumenti giusti e condividendo gli obiettivi, si possono davvero trasmettere messaggi efficaci e aiutare i dipendenti a capire meglio i valori e la strategia aziendale. Per questo abbiamo creato un metodo – basato sulla partecipazione – che migliora la comunicazione interna di qualsiasi azienda. Il risultato sarà più efficienza, più partecipazione attiva e perfino un miglioramento dell’immagine che l’azienda proietta di sé all’esterno.


Comunicazione partecipata.

emittenti-riceventi

Una comunicazione interna – fatta come si deve – è la chiave per per costruire una squadra più connessa, motivata e collaborativa. La comunicazione interna è efficace se informa correttamente gli interessati, rispondendo ai loro bisogni comunicativi.

Quando avviamo un percorso di revisione della comunicazione interna si parte dal presupposto che i bisogni di comunicazione non sono del tutto soddisfatti.

Per iniziare a cambiare in meglio partiamo dall’ascolto e dalla partecipazione di tutte le risorse umane dell’azienda

  1. perché ciascuno è sia produttore che fruitore (emittente e ricevente) della comunicazione interna;
  2. perché l’esperienza insegna che se tutti gli attori concorrono a rendere la comunicazione interna più funzionale ed efficace, allora le nuove regole che creeremo saranno condivise e rispettate.

Comunicazione fluida.

  • Favorire lo scambio di informazioni tra emittente e ricevente grazie ad un corretto flusso di comunicazione;
  • Facilitare il raggiungimento degli obiettivi usando strumenti utili e fruibili da tutti, che rendono più semplice l’esecuzione del lavoro.

Spesso si spende denaro per strumenti che poi sono usati poco e male in azienda. Strumenti con problemi di usabilità o attorno ai quali c’è disinformazione. Per risolvere il primo problema è sufficiente un re-design, per risolvere il secondo basta fare formazione. Non sempre bisogna buttare via tutto e spendere altro denaro per strumenti nuovi.

Ad esempio la intranet aziendale è frutto della sedimentazione di anni di piccole modifiche fatte senza visione di insieme. Kaleidon si occupa del restyling di questi strumenti, a partire dai bisogni degli utenti. Bisogni che emergono durante le interviste, perché solo chi usa quotidianamente questi strumenti è in grado di evidenziarne inefficienze e ridondanze.


Mantenere la porta sempre aperta.

Il punto di partenza del nostro metodo è cambiare l’atteggiamento di coloro che producono la comunicazione interna. Queste persone devono abbandonare le consuetudini, che hanno fatto accumulare errori e bizantinismi, ed aprirsi piuttosto ai feedback di quelli che ricevono i loro messaggi. I dipendenti, protagonisti del cambiamento, produrranno messaggi secondo nuove regole condivise. Solo così la comunicazione sarà più fluida e tutto il personale accoglierà i nuovi messaggi, perché scritti nel modo giusto e non calati dall’alto.

Il primo risultato tangibile sarà un numero maggiore di persone che leggeranno i messaggi e strumenti come circolari interne o intranet avranno finalmente un ruolo importante.

flusso


Le tappe del percorso.

  1. Costruiamo quella che chiamiamo “cabina di regia”: un tavolo di lavoro al quale partecipano la direzione, i responsabili della comunicazione, alcuni dipendenti in rappresentanza di tutte le risorse umane e infine noi come coordinatori.
  2. Analizziamo i flussi di comunicazione e gli strumenti utilizzati in azienda.
  3. Analizziamo le buone pratiche e le aree di miglioramento che ci segnalano gli emittenti.
  4. Analizziamo i bisogni di comunicazione e gli strumenti dei riceventi, usando questionari e focus group.
  5. Analizziamo i risultati (mix match di obiettivi e bisogni) e definiamo i nuovi obiettivi di comunicazione.
  6. Rivisitiamo gli strumenti già attivi, come la intranet, sia nel visual che nei contenuti.
  7. Creiamo un nuovo layout per la comunicazione interna, più facile da consultare e con contenuti che vanno dritti al punto.
  8. Facciamo formazione sulla “scrittura conversevole” da usare nella comunicazione interna.
  9. Gestiamo infine i feedback e monitoriamo i risultati ottenuti con questo percorso di cambiamento.

La nuova lettura “a colpo d’occhio”.

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Ad esempio per BCC Pontassieve abbiamo eliminato ridondanze e confusione nella comunicazione interna uniformando ordini di servizio e comunicazioni di servizio allo stesso layout. Il nuovo layout è asciutto e in esso i contenuti sono organizzati secondo una gerarchia: oggetto, abstract, destinatari, punti di attenzione, testo esteso, contatti.

A colpo d’occhio ognuno può così capire il contenuto della comunicazione ed eventualmente approfondire, leggendo anche gli allegati, con un notevole risparmio di tempo per tutti.

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Piccoli accorgimenti per cambiamenti radicali.

Il percorso di cambiamento verso una migliore comunicazione è fatto anche del nostro affiancamento in azienda. Ecco altri piccoli accorgimenti che faciliteranno il percorso:

  • Più visual in tutti gli strumenti in uso. Quando le immagini che usiamo sono quelle giuste restano più impresse dei testi. Soprattutto con una lettura a monitor.
  • La leggerezza facilita il coinvolgimento delle persone. Così come usare strumenti light come i video e le video-interviste, brevi e dritte al punto.
  • Includere dati numerici per informare i dipendenti su performance, obiettivi, progressi.
  • Attivare i canali per ricevere feedback.
  • Incoraggiare la comunicazione tra unità organizzative differenti (e ovviamente la Direzione). In questo modo non ci si sente isolati e si ragiona come parte di qualcosa più grande del proprio ufficio.
  • Evitare l’eccesso di comunicazione. Dare le le giuste informazioni alle persone giuste, e in modo da andare sempre dritti al punto.
  • Ispirare, oltre che informare. La comunicazione interna è un impareggiabile strumento per motivare e coinvolgere le persone.
  • La trasparenza la mettiamo in conclusione, ma ovviamente è prerogativa di qualsiasi buona comuncazione.

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